第2部分:成功的迁移,重点是用户—“推销”迁移

在变更过程中(例如迁移),您可能会遇到一定程度的用户反对。在进行迁移时,公司和用户的普遍反应是,“哦,不,IT部门又要交换/升级我们的系统了!”

如果用户反对迁移项目,并且对迁移持消极态度,那么他们对项目中可能出现的任何问题的容忍度就会降低。以正确的方式准备和让用户参与进来可以减少反对意见,这可以帮助您避免在迁移系统时技术无法工作时的麻烦。把重点放在用户上可以使IT和支持部门成为公司的“英雄”,而不是被视为限制用户的“问题制造者”。

关于期望的透明沟通

为了在迁移项目中减少公司内部的反对意见,项目团队应该解释迁移的好处,并一步一步地告诉人们迁移将如何发生。

解释迁移的好处

公司很少知道为什么会发生移民,以及移民会带来什么好处;通常是因为缺乏信息,并且迁移项目的成员没有优先提供这方面的信息。向用户解释迁移的好处有助于为迁移项目的平稳运行打下良好的基础,因为每个人都理解迁移发生的原因。

好处的例子可能包括提高质量、发现新机会、引入新功能或降低成本。重要的是要记住,强调对用户和公司的好处,而不是对It部门的好处,这当然可能是非常重要的;但用户不会意识到这一点。对用户有利的一个例子可能包括更大的系统可访问性,例如通过引入一个基于网络的程序版本,用户可以远程访问。

例如,IT部门的一个好处可能是拥有一个更加集中和权利受限的IT环境。然而,这确实意味着对用户有更大的限制。当然,对于IT部门来说,迁移的主要好处和原因应该被强调,如果它们与IT环境有关,以及财务上的好处。公司经常受到各种许可证和/或支持协议的约束,这些协议要求他们将系统迁移到新的版本。

综上所述:在这里,我们建议您选择最大、最明显的利益以及对用户和公司的利益。

开放移民进程的优先次序

为了减少来自公司的负面反应,提前与最终用户沟通迁移将如何进行也很重要。解释公司的关键因素,以及实施的阶段和顺序。理想情况下,参考公司需求的早期调查。

在迁移过程中创建参与

正如在第一部分中提到的,为了为成功的迁移项目打下良好的基础,听取公司的需求是很重要的。通过让用户参与整个变更过程,您将使用户感到迁移是“为他们完成的”,而不是“对他们完成的”。这也会造成一种感觉,即迁移是一个由IT部门管理的集体项目,但它会影响并可能受到整个公司的影响。

他们可能会开始理解这是一个复杂的项目,并不是每件事都能按计划进行。创造参与的最简单方法是使用清晰、更新的信息和沟通;也就是说,让人们有机会在迁移项目团队中提出自己的观点和代表。

使用试验安装启动迁移

开始迁移时,先进行一些小用户组的试验性安装。除了发现可能遗漏的问题或发现计算错误之外,这是确保用户在进行影响所有用户的主要迁移时获得额外输入的好方法。当你实现了一个试验版本时,重要的是让它尽可能真实地与之后的主要完整版本保持一致。

许多人只选择从技术角度测试新产品,以便了解硬件和软件在新产品发布时的工作情况。在此,我们的建议是进一步扩大自己的范围。例如,如果您计划为用户举办研讨会,并提供基于web的自助服务,那么这也应该以完全相同的方式提供给试点小组,就像在即将到来的主要推出中一样。覆盖所有的基础和使试点尽可能真实将给你一个更好的基础和有价值的知识之前的主要推出。一旦试点完成,收集试点的正确信息是很重要的,以便能够做出正确的决定,在主要推出之前的任何纠正。

将用户包括在项目团队中

理想情况下,在迁移的项目团队中包括来自您组织的不同艺术的代表。通过这种方式,您将创建一个良好的基础,从中识别项目早期的任何观点或抱怨。在这里,重要的是要尝试在他们自己的部门中让合适的人参与进来,这些人可能成为项目的好大使。

引起超级用户和超级用户的注意

每个公司都有所谓的“高级用户”或“超级用户”,他们能够使用程序中的高级功能,而这些功能是“普通”用户无法使用的。善于利用现有环境的人在面对系统的变化时可能会感到威胁。确保他们在新环境中获得相同的职位,并成为与旧系统或版本相同的优秀大使。了解他们的愿望和知识。例如,当您进行测试时,您可以向他们展示测试环境。有一个良好的系统知识和有一个积极的态度之间有很强的联系。

通信信息位置

如果与迁移有关的任何延误或技术问题,重要的是要清楚地告知人们并解释为什么会这样,并打开沟通渠道,让人们可以向你提出他们的意见和问题。一个特定的建议是创建一个明确的位置或门户,在这里您可以整理与迁移相关的所有信息。这使得参与项目的人、公司和个人用户通过将信息限制在单个位置更容易找到正确的、更新的信息。例如,在这里,IT部门可以指定迁移的状态,用户可以在整个项目中给出他们的观点和想法。

组织所有用户提出的意见

一旦启动,您将以各种方式接收用户的视图。确保这些数据以结构化的方式进行整理,并在滚动的基础上进行处理。在这里,您有足够的机会在大量的时间内检测任何问题和缺点,并对视图作出响应。

日程安排中为无法预见的技术问题或用户请求留出空间

任何有经验的项目经理都会在日程安排中留出空间来处理未预见到的技术问题或来自公司的延迟请求,从而可以减少在公司内部产生焦虑的风险,也可能防止公司查询迁移、迁移计划和迁移项目。

总结-“出售”迁移

迁移经常会引起公司的反对,因为这些变化可能会扰乱人们的日常工作。这将导致公司对项目中出现的问题变得不那么宽容,这是他们经常做的。为了减少反对意见,应该通过创建关于项目预期的透明沟通来“推销”迁移。这是通过解释最大的,最明显的好处,特别是对用户的好处来实现的。提前报告每个迁移步骤应该如何进行也很重要。

相关链接:

第1部分:成功的迁移,重点是用户—为迁移计划打下基础

第3部分:成功迁移,重点是用户—提供正确的用户支持

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